―　「キマルームPM」導入前に課題と感じていた業務、困っていたことなどをお伺いしてもよろしいでしょうか？

岡本様　やはりアナログな作業が膨大で、そこに多くの時間を費やしてしまっていた、ということでしょうか。
当社では、平均して月50件程度の契約更新があるのですが、契約書を印刷して、三つ折りにし、返送用封筒と一緒に封入して、切手を貼って郵送する、こういった一連の作業を現場担当者が1件ずつ行っていたので、負担が大きかったと思います。

―　現場で実際に業務に当たられている金高様も同様の課題感があったのでしょうか

金高様　そうですね。アナログな作業に多くの時間をとられていました。
当社で使用している管理ソフトからデータを読み込んで、契約書を紙で印刷してとなると結構な時間がかかるので、そこはタイムロスだなと感じていました。郵送代も紙代も馬鹿にならないですしね。
あとは、契約者情報の更新があった際も、そこの確認のやり取りに時間と労力を割いていたかと思います。
変更箇所があれば、入居者様に返送をお願いしているのですが、字が不鮮明だったり、書類の不備があったりする場合、こちらからもう一度確認をする業務が発生します。例えば、結婚して苗字が変わる場合は、住民票の同封をお願いしているのですが、そもそも住民票を同封していなかったりして、再度返送用封筒を送ってもらうなど二度手間と言えるような業務ですね。

月2日掛けていた更新業務が半日以下に圧縮！

岡本様　はい。更新業務というのは、あまり日の目を浴びる部分ではないかと思うのですが、実際に自分自身がその業務を行った上で、その大変さというのは身をもって認識していたので、これはなんとかしないといけないなと考えていました。
また、更新領域をデジタル化することで、サービスの利用料以上に更新手数料の回収率を上げていき、紙や郵送代のコストカットも実現できれば、会社としての利益にも直結すると思いました。
さらに、更新業務に時間を費やすとなると、他の管理業務に時間を割くことが難しくなってくるので、トータルで見て会社の機会損失に繋がるのでは？そんな思いもありました。加えて、当社は収益物件の売買もやっているのですが、お預かりしている物件を他のオーナー様に売る際にしっかりと更新手続きがされていなかったりすると、杜撰な管理をしている会社だと判断されてしまうことを危惧し、「キマルーム PM」を利用することで正しく更新管理を行っていることをアピールしたいという考えもありました。

―　導入していただいて実際に変わった部分などはありましたか？

金高様　まずは、更新業務の負担が大きく減ったなと感じています。
紙の場合だと、大体50件であれば事前チェック等も含めて発送までの作業時間で約2日程度かかっていたのが、数時間ほどで完了できるようになりました。
また、入居者様の情報に変更があった場合でも、情報が電子入力されているので字が不鮮明だったりしたことで生じていた確認の手間というものがなくなりました。
さらに、メッセージ機能を使えば、住民票の原本が無かったとしても、その写真を送ってもらうだけで対応が済むので、入居者様にとっても負担が減ったのではないかと思います。

岡本様　進捗管理がカンタンにできるようになったことで大変助かっています。
以前は、どの入居者様から返信があったか、更新手数料の振込があったかなど全てExcelで管理していたのですが、「キマルーム PM」ではこれらのステータスが全て一覧で確認できるので、開封したかどうかや入金の有無も自動的に反映され、更新対象者の管理がしやすくなりました。

”紙で更新業務を行っている会社さんは導入して損はない”

―　最後に、キマルーム PMに期待していることを教えてください。

岡本様　 今のところ非常に満足しています。今までのシステム会社は、サービスの導入まではすごく熱心だけど、導入後はほったらかしというところが多かったのですが、キマルームさんには毎月サポートしていただき、導入の進捗確認もしていただいたりして、その辺りのサポート面に関しては言うことがないほど非常に助かっております。

金高様　強いて言えば、「通知機能」が欲しいなと思っています。
例えば、入金が完了した入居者様がいた際は「契約更新完了しました」とか、メールか何かで通知してくださると助かるかなと思います。現状だと、完了したかどうかっていうのは「キマルーム PM」を見にいかないとわからないので、その通知があったら便利かなという気はしています。
とは言え、更新業務を紙でしている管理会社にとっては、現状でも十分、導入して損はないかなと思います。更新業務にかかる時間と労力を圧 倒的に減らせたので、メリットしかないと感じています。

―　貴重なご意見とありがたいお言葉ありがとうございます！

※ページ上の内容は2024年3月時点の情報です。