書類上で仲介会社様とやりとりをしていた頃は、 申込書類や契約書類の記入漏れやミス、また書類自体が不足しているといったケースが多く、こちらから修正依頼や書類の催促をするなど無駄な業務が発生していました。また、入居者様から送っていただいたFAXの書類を正本として保管しておくために、もう一度正式な書面で清書してもらう、といったお願いもしておりましたので、入居者様のご負担を増やしてしまっていたかと思います。

システムを導入するにあたり 配慮した点 などはありますか？

一番は部署のメンバーがしっかりとシステムを使いこなせるかどうかに最も気を遣いました。 導入したものの、実際に現場業務にあたるメンバーが使うのに苦労する、不具合を感じることがあれば、システム自体が定着しないのは明らかなので、しっかりと社内に「浸透」するまではデモ画面を使って操作説明を繰り返していきました。

システムの選定自体も、その使いやすさを最重要視してましたので、他社のシステムと比べたとき「キマルーム」は群を抜いてると感じました。導入支援のフェーズにおいても、二人三脚で寄り添って運用に乗せてくれましたので、スムーズにシステムが定着したと思っています。

導入してどんなところが変わりましたか？

第一に、 紙の書類がなくなったことで大きなメリットを得られた と感じています。申込書類が電子化されたことで、 誤字脱字や文字の不鮮明による差し戻し対応がなくなり 、必須書類がないとそもそも申込をすることができないので、書類の不足といったケースが大幅に減少しました。仲介会社様とのやりとりにおいても、 「チャット機能」 を使うことで、対応が洩れなく、ラクになったと現場の社員からは評判です。

申込ベースで仲介会社様とメールでやりとりをしていた頃は、対応が被ってしまったり、逆に対応が洩れてしまったりしていたのですが、「チャット機能」を使うことで、 物件毎、仲介会社毎に誰が対応したのかしっかりと把握、管理することができるようになりました。

また、 申込受付から審査完了までのスピードが劇的に上がった と感じています。書類不足が減少したことで審査に回すまでの時間が短縮できたことは勿論、書面での審査依頼がFAXだったものがワンクリックで回すことができるようになったので、すぐに審査結果が得られ、申込キャンセル自体も減りました。

加えて、 電子申込へとスムーズな接続ができるよう同じ「キマルーム」シリーズのキマルーム B2B（業者間流通サイト）も導入したのですが、当社で取り扱っている管理物件の検索からそのまま電子申込へと進めるので、物件をご紹介いただく仲介会社様にとっては効率的な客付けを行っていただけているのではないでしょうか。 仲介会社様に利便性を感じていただければ、より当社の物件をご紹介いただく機会が増えると考えています。

今後、業務の 電子化を通して実現したいこと、展望 などございますか？

自社付けの申込電子化率に関しては100％を達成することができましたが、他社付けの申込電子化率はまだ70％前後の推移に留まっておりますので、そこを100％に近づけていくことがまず目先の目標です。そして、契約の電子化率も上げていくと共に、まだ着手ができていない法人契約の対応も進めていく必要があると考えていますので、ぜひキマルームさんと一緒にこういったチャレンジをしていけたらと思っています。

※ページ上の内容は2024年5月時点の情報です。