首都圏全域にて分譲賃貸マンションを主体に約10,000戸を管理するスカイコート賃貸センター株式会社様のご紹介です。

更新領域 における 電子化 を考えるきっかけや、 負担と感じていた業務内容 を教えていただけますか？

会社全体として、CSR活動の一環としてペーパーレス化を推進していく中、入居者様とのやり取りにおいて依然として 紙の書類が多く、過去のやり方から脱却を図ることが電子化を考えるきっかけでした。

更新案内書の作成と内容に不備がないかの確認や、書類を封入して送付するといった発送業務。そして、返送いただいた書類を見て、新規契約時の入居者情報と差異がないかを一つひとつチェックし、更新箇所があれば、それを手打ちで管理ソフトに入力する等、負担と感じる作業は多岐に渡っていました。

“ 過去のやり方から脱却できていなかった ”という話がありましたが、具体的にはどのような更新業務のフローでしたか？

まず、当社の方から入居者様に更新案内書と返送用はがきを送付した後、入居者様には更新希望の有無を記載の上、当社の方にご返送いただいておりました。その後、はがきが返ってきた更新希望の入居者様に対して、更新合意書を送付し、入居者様から返送いただいた更新合意書に押捺して、それをまた入居者様にお送りするという流れですね。 以前は、およそ合計5回のラリーが発生したということになります。

また、当社では付帯契約の更新手続きも同時に行っており、以前は入居者様から回収した書類を付帯サービス会社に送ったり、契約内容によっては更新費用の支払い方法が一部振込、一部振替など何パターンもあるため、それを 一つひとつ当社の方で判断して書類作成する作業に大変負担がかかっておりました。

「キマルーム PM」を導入 していただいたことで、この業務フローは変わりましたか？

はい。初回案内を送信した時点で入居者様には電子署名の完了もしていただくことが可能となったので、 最終的には１ラリーでやり取りが済むようになり、 当社・入居者様ともに工数の削減に成功しました。

また、「キマルーム PM」では付帯設定という機能も備わっており、更新の手続きと同時に付帯申込書の回収もできるようになりました。更新費用の支払い方法などについて全パターンを洗い出して、 基幹システムから出力した複数ファイルをVBAで統合・変換して「キマルーム PM」にインポートができる ようになったので、そこの仕分け作業といった負担も大きく減ったかと思います。

スカイコート賃貸センター株式会社

導入によって他に効率化されたことはありますか？

以前は、 入居者様からの返送書類の確認に大きく時間を取られていたのですが、電子化によってその業務負担が大きく軽減されました。 ご職業など入居者様の情報に変更があった際、新規契約時の書類と目検で照らし合わせていましたが、「キマルーム PM」ではその差分情報がハイライト表示され、表示されたものだけ対応すればよくなりましたので、確認に要する時間がグッと減りましたね。

また、今まで家財保険証券のコピーなど必要書類は、入居者様に郵送していただいていましたが、「キマルーム PM」のチャット機能を使って、写真付きのメッセージでとやりとりができるようになったので、撮った写真を送ってもらうだけでよくなりました。 入居者様とのやりとりで掛かっていた紙代や郵送代のコストカットにも貢献 してくれたと思います。

更新業務が効率化されたことで、会社全体として良い影響 はありましたか？

システムの導入前は、4人体制で更新業務に当たっていましたが、導入後は3人で業務を回すことができています。 繁忙期では考えられないような人数変更であり、削減した1名のリソースを他の部署に異動することもできたので、会社として間接的な副次効果が得られたのではないでしょうか。

―　「キマルーム PM」の導入によって、しっかりと業務が効率化されたようでたいへんうれしく思っております。

さて、現状では導入して間もないということもあり、対象者を限定して 「キマルーム PM」を ご利用いただいておりますが、今後はどのような契約形態の契約者にもご利用いだたくことを想定していますか？

今は個人契約の一部の方にしかご案内できていないですが、 法人契約者様にもご案内していきたいと考えています。

また、近年の物価高の影響による賃料値上げに対応するべく定期借家契約を増やしていこうとしています。 「キマルーム PM」は定期借家契約にも対応されているということなので、契約形態の変更に備えて定期借家の運用も開始していこうと思います。

最後に、「キマルーム PM」 導入の決め手 や、今後私どもに期待することなどあれば教えてください。

導入するに当たってシステム会社の説明を数社聞かせていただき、それぞれの機能比較表を自社で作成して検討しましたが、最後に決め手となったのは、 「この会社は会話のキャッチボールをしっかりと行ってくれるか？」 という点でした。どんなに良いシステムだったとしても、このキャッチボールが成り立たなければ、何かしらの問題が生じたときに一緒になって解決策を導くのは難しいと考えていましたので、その点 キマルームさんは窓口に立っていただける方、サポートしていただける方がしっかりと解決の道筋を立ててくれると思ったので、導入を決めました。

正直、操作面などで改善してほしい箇所もあるにはありますが、改善のレスポンスが速かったり、スムーズな導入に向けてのサポート体制が厚いので導入してよかったと思います。人手が足りない、紙代と郵送代が高くて困っている、古いやり方をずっと続けてしまっている、そういった悩みを抱えている不動産会社であれば、自信をもってお勧めできるシステムだと思います。

―　貴重なお話をありがとうございました！

※ページ上の内容は2024年5月時点の情報です。