中・四国地方で最多の賃貸管理戸数約33,000戸を誇る株式会社良和ハウス様より「キマルーム Sign」の導入を進め、入居申込、契約に至るまでの賃貸業務の一気通貫の電子化を推進いただきました石井様にお話を伺いました。

電子申込を導入するに至った経緯やきっかけを教えてください

人口減少や働き方改革の潮流など外部環境が激変するこの時代、DX化に対応しなければ企業として生き残っていけない、という考えが会社全体の根底にあり、 宅建業法改正というタイミングを機に、電子申込・契約を進めていこうとしていました。 ただ、電子契約を推進するには、まずその入口にあたる電子申込を他社付け含め軌道に乗せる必要があるとも考えていました。

申込／契約関連の電子化サービスが他にもある中、 「キマルーム Sign」の導入を決めていただいた理由を教えてください

不動産の賃貸借契約は、その契約数の多さ、同時に署名・押印いただく書面の多さ、重要事項説明の事前実施が必要など煩雑かつ多岐に渡るため、 一般的な電子契約システムでは対応しきれない業務 だと認識しております。こうした業界特有の背景も鑑み、まずは、 業界特化の電子申込・契約システムであり、尚且つ法令に沿った改善を一緒に伴走していただけるベンダーということで「キマルーム」 さんに決めました。

さらに、当社が地盤としている広島において「キマルーム」さんが 業者間としてのシェアを最も多く持っている ことも大きな決め手となりました。仲介会社様に当社の管理物件に対して電子申込していただくことを想定すると、仲介会社様にとって物件検索から電子申込の手続きを進められるという業務フローの繋がりが大事になってくるので、業者間がいかに私たちの商圏で拡がっているか、ということを最も重要視していました。

また、当社で採用している基幹システム(株式会社ビジュアルリサーチ社「i-SP」)とステータス連携ができるかどうか、という点も決めての一つでした。 入居申込者様からいただいた申込情報を基幹システムと連携できれば、入力業務・更新業務が大幅に削減できますので、選定候補の会社の中で唯一その基幹連携ができる「キマルーム」さん がやはり第一候補でした。

自社付け他社付けともに高い電子化率を誇る良和ハウス様ですが、電子申込を浸透させるためになにか工夫した点はあったのでしょうか？

自社申込に関しては社内で完結する話なので、 多少なりとも現場の抵抗感はあったものの、運用の働きかけをしっかりと行う ことで社内における電子申込の浸透は難しくなかったです。

一方、他社申込に関しては、仲介会社様のご協力が前提となってきますので、私共の方で電子申込のご案内等をしてまいりました。 マニュアルをもって直接店舗に訪問し、ご説明させていただくことで商圏内での電子申込率は一定の水準に達したと感じております。

導入後の効果はいかがでしょうか？

まずは、 仲介会社様とのやりとりの頻度がかなり減りました。 これまで、紙の申込書で受け付けていたときは、文字が不鮮明であったり、 記入必須の箇所が空欄だったりして差し戻しとなっていたものが、記入項目の必須化や電子化によってその対応が大幅に減りました。

また、申込書の内容を基幹システムの「i-SP」に入力する手間も、基幹連携のおかげで省くことができるようになったので手入力によるミスというのもなくなりました。

一方で、仲介会社様からも電子申込にしたことでのメリットのお話をよく聞くようになりました。今までは遠方の入居申込者様の場合でも、自筆での申込をお願いしており、その対応が大変だという話を聞いていたのですが、電子申込によって物件の仮押さえができるようになり、かつ店頭以外の場所で申込ができるようになったことで申込業務がだいぶラクになったと聞いています。

また、 「キマルーム」上に自社物件を登録し、他社公開をするようになったことも相まって申込数が増えたと感じています。今月（取材時：2024年6月）だけでも昨対比約120％となっているのではないでしょうか。

最後に御社の今後の展望とキマルームに期待する点について教えてください

申込の電子化という面ではある程度軌道に乗せることができたと考えておりますが、契約の電子化率についてはまだまだ課題を残していると思っています。

契約の電子化率を上げていくためには、まずは代理契約への変更を進めていく必要がありますので、そこを推進していこうと考えています。「キマルーム」さんにはぜひ広島・岡山エリアでのシェアを今よりもっと拡大していただき、このエリアでの電子化を推進していっていただけたらと思っています。

※ページ上の内容は2024年7月時点の情報です。