▼約30年ぶりの改定！郵便料金はどう変わった？

郵便利用数の減少や物流コストの上昇を背景に、2024年10月より郵便料金が改定されました。消費税改定以外では約30年ぶりの値上げとなる今回、具体的な料金の変化を見てみましょう。

【2024年10月からの郵便料金】※一部抜粋

• はがき　　63円　⇒　85円
• 定型郵便　84~94円　⇒　110円
• 定形外郵便（50gまで）　120円　⇒　140円
• レターパックライト　370円　⇒　430円
• レターパックプラス　520円　⇒　600円
• 特定記録郵便　160円　⇒　210円

賃貸取引では賃貸借契約書など重要書類を送ることが多いため、発送したことが証明でき、配達記録が残せる送付方法で送るよう義務付けている会社も少なくないです。追跡記録がついている特定記録郵便、レターパックや簡易書留等で送付するのが適しています。

▼賃貸更新に必要な郵送回数とコストは？

賃貸契約の更新を例にすると、貸主、借主、不動産会社など複数の当事者が関わるため、郵送回数は多くなります。例えば、貸主の押印が必要な「合意更新」の場合、不動産会社様からの発送方法をレターパックライト、返信用封筒を定形外郵便(50g以下）とした場合のコストは1件あたり1,710円となります。これは、値上げ前と比べて1件あたり240円の増加です。

※管理委託契約の形態や各社様の運用により郵送回数は変動するため、上記は郵送方法含めて一例となります。

▼年間コストは見逃せない負担に！

1郵送あたりの増額は少額でも、年間更新件数が多い場合には無視できないコストとなります。例えば、月間200件の更新を行う不動産会社様では、年間の郵送コストは約58万円増加し、合計で410万円に達します。

※更新1件あたりの郵送費用が1,710円の場合の例となります。

＼郵送コストの削減方法／

１．郵送方法の見直し

賃貸更新契約に必要な契約書などの書類は「信書」かつ「個人情報」に該当するため、追跡記録が残る送付方法がおすすめです。特定記録郵便やレターパック、簡易書留などがその代表ですが、中でも特定記録郵便は追跡記録も付けられて、最も費用を抑えられる方法です。

郵便局窓口での手続きが必要ですが、郵便局が近くにある場合は特定記録郵便を利用することで、1件あたりの郵送コストを削減することができます。

２．更新案内・契約の電子化

郵送コストをカットするために、更新業務を電子化することも選択肢のひとつです。コスト削減以外にも、手作業が減ることによる不備の軽減・業務効率化にも繋がります。さらに、『更新管理業務に特化した電子化サービス』を導入すると、更新案内をメールやSMSで一斉通知することや、退去を含めた進捗管理、勤務先や世帯構成の変更など借主情報の更新もスムーズに行え、様々なメリットを享受できます。

３．管理委託契約書の見直しや業務フローの工夫

貸主の押印が必要な合意契約がある場合は、管理委託契約を見直すことで郵送コストを削減することも可能です。郵送費用を1往復分削減・また書類のやり取りが簡略化されるため、更新業務をよりスムーズに進めることが可能になります。

上記について詳細説明のご希望または電子化など具体的なご相談やお困りごとがございましたらキマルームまでお気軽にお問い合わせください。