キマルーム Sign導入会社インタビュー。今回は、創業70年以上にわたり福岡都市圏を中心に地域密着の経営を続け、賃貸物件管理戸数37,647戸（24店舗）の株式会社三好不動産様より、申込･契約業務の電子化を担当される浅川様と、実店舗にて現場業務を統括される戸髙様に話をお伺いしました。

業務効率化を目指す中で、検索から申込までの業務の繋がりがイメージできた。

―　電子申込を導入するに至った経緯やきっかけを教えてください

まず、2018年ごろから全社的にペーパーレス化を進めていました。
RPA（コンピューター上で自動的にデータ入力を行う支援ツール）を導入する中で、申込･契約関連の業務についても電子化できるイメージがついたので不動産業務における電子化ツールを探し始めた頃に「キマルーム Sign」と出会いました。
当時、電子申込に本格的に取り組まれていたのはキマルームさんだけだったんじゃないかと記憶しています。

―　最終的にキマルーム Signに決めた理由は何でしたか？

導入の理由は、「キマルーム Sign」だと物件検索から電子申込の手続きを進められるという業務フロー上の繋がりがあったからですね。他のツールも検討しましたが、電子申込単体としてのツールでした。当社は 空室検索から電子申込までの業務全体を効率化したかったので、それができるのはキマルーム Signしかなかったと思います。 また、商談を進めていく中で駐車場登録の仕組みを作ってもらえたことも大きかったですね。こうした当社側の要望にも柔軟に対応してくれる対応力も決め手になりました。

―　しっかりと運用に乗せるため社内で工夫したことはありますか?

導入担当の方からレクチャーもありましたし、その後導入のための社内担当が各店舗を回って使用感に関するヒアリングを行い、改善要望を取りまとめました。 それをキマルームさんに共有しながら一緒に運用までの道順を作り上げていったと思います。

また、全店での利用が開始されてからは「電子申込便り」という社内メールを2か月で9回送るなど、システムを使用する際の細かな決めごとを追加していました。この取り組みは担当が変わった今でも引き継がれています。

他には 店舗でロープレを実施 しましたね。営業役とお客さん役2人1組で、実際にシステムで手続きを進めていったときにどのようなことが起こるか、お客さんからどのような質問がでてくるかを想定した研修を行って、わからないことを利用開始するまでに一通り確認を行っていました。

ボタン一つで対応完了、FAXや電話の手間がなくなり審査スピードUP!

―　導入後の申込業務における業務スピードや人的コストについて変化はありましたか？

電子申込は慣れてしまえば、 書類や個人情報書類の紛失のリスクもないですし、郵送がない分業務の流れも早くなりますし、全体的なスピードは早くなりましたね。

特に社内審査のスピードが速くなりました。営業がお客様から申込をいただいてから、審査は基本的に店長が承認したものしか流せない。紙だと、印鑑ついて承認したら郵送で送るという流れがあって、時間も手間もかかっていましたが、今はシステムから承認ボタンを押すだけなので、確認のためのFAXや電話などの手間がかなり減りました。審査は毎日ある作業ですし、複数店舗があるので会社全体の業務効率化にとても役立っています。

後はもうFAXの送り間違いは絶対ないですからね。保証会社に対しても 繁忙期だと送り間違いが起こってしまいそうな時も電子申込だとそれがないというのはリスク回避にもなっていますね。

電子契約の導入、B2Bシステムのリニューアルを進めていく。

―　御社での電子申込の活用割合や今後の電子化の展望はいかがでしょうか?

イレギュラーケースを除けば、自社物件申込の8割程度を電子申込で行っています。この申込率を100パーセントまで持っていくことが、今の目標になります。導入を始めた当初は店舗間によって利用率のバラつきがありましたが、今は原則電子申込で進めることを全店舗の方針としています。そのため、現在は店舗間の差というのはないですね。まずは電子申込の全店舗での利用率を100%に上げる。並行して電子契約の浸透も進めていくという流れになっていくと思います。

当社は、家賃の銀行引き落としを始めたのが業界初であったり、仲介業者向けの空室検索についてもかなり早くからネット化をしていますので、会社の歴史としてシステム化を進めていくことへの抵抗はあまりないですね。

例えば空室検索についても、申込を入れた物件が確保できているかどうかは営業には死活問題なので、紙で空室一覧が来るようなところは土日にお客さんがたくさんいるとき、 電話が繋がらないとか空室確認取れないだとなかなか紹介しにくくなる。同じように、今後電子化に対応できないところは自然と淘汰されていくのではないかと考えていてB2Bも強化していきたいです。

業界内で使いやすいツールが浸透することが大事。不動産業界の中でダントツでシェアを取ってほしい。

―　キマルーム(「キマルーム」シリーズ)に期待することがあれば教えてください

キマルームさんとやりとりをして強く感じるのは、 現場の声をしっかりと聞いてもらえて、サービスに反映してくれる ことがありがたいと思っています。サービスも不動産に特化して作っている分、とても見やすく使い勝手がいいです。

電子化が普及する中で大事だと思うのは、管理会社、仲介会社、そしてエンドユーザーそれぞれにとって電子化によるメリットがあることだと思います。

我々としては、 現場で使いやすいツールが浸透してくれることが大事 ですので、キマルームさんにはぜひ規模拡大していただいて不動産業界の中でダントツでシェアを取ってほしいと思いますね。

※ページ上の内容は2021年11月時点の情報です。